город Барнаул, Павловский тракт, 81/2 тел.: 89132428808

Опубликовано в Блог

Как возместить и учесть расходы на проживание в гостинице при командировке

Воскресенье, 01 июля 2018 05:58

Как возместить и учесть расходы на проживание в гостинице при командировке

 

Расходы по бронированию и проживанию в гостинице вы обязаны оплатить работнику в размере, не превышающем того, который определен вашим локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 14, 21 Положения о командировках, Письмо Минфина от 10.10.2016 N 03-04-06/58957 (п. 1)). Если эти расходы подтверждены документами, то они:

 

• учитываются в расходах при налогообложении прибыли и при УСН (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

 

• не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

 

Также вы можете возместить работнику любые гостиничные услуги, которые не входят в стоимость номера и подтверждены отдельными документами, в том числе выделены в счете гостиницы отдельно. Например - стоимость питания, услуг интернета, телефонии, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д.

 

Для налога на прибыль и при УСН суммы, возмещенные работнику (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письма Минфина от 23.05.2013 N 03-03-06/1/18308, от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348):

 

• за пользование интернетом, телефоном, химчисткой, сейфом - учесть в расходах можно;

 

• за питание и обслуживание в номере - учесть в расходах нельзя.

 

Как оформить командировку

 

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

 

При командировке по России вы можете оформить работнику командировочное удостоверение, однако делать это не обязательно (пп. "в" п. 2

 

Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 N 1595). Также можно не вести журнал учета работников, выбывающих в командировку (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.07.2015 N 771).

 

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы (п. 10 Положения о командировках).

 

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначайте буквенным кодом "К" или цифровым кодом "06".

 

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03" (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

 

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

 

Какие документы подтверждают командировочные расходы работника

 

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

 

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

• если на поезде - железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

• если на самолете - авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 13.01.2017 N 03-03-06/2/893, от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80056, от 01.09.2016 N 03-03-07/50992);

• если на такси - заказ-нарядом и квитанцией либо чеком ККТ (п. п. 93, 111 Правил перевозки пассажиров, Письма Минфина от 02.03.2017 N 03-03-07/11901, от 11.07.2012 N 03-03-07/33);

• если на служебном или личном автомобиле - путевым листом (например, по форме N 3), чеками, квитанциями на покупку ГСМ, служебной запиской с указанием даты выезда и возвращения из командировки. В случае когда работник ездил в командировку на личном автомобиле, дополнительно надо приложить копию ПТС или свидетельства о регистрации транспортного средства, подтверждающих, что автомобиль принадлежит работнику (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).

 

Если работник потерял документы, подтверждающие его проезд, заменить их может выданный перевозчиком дубликат проездного документа либо справка перевозчика (его представителя) с указанием данных работника, даты, маршрута и стоимости поездки (Письмо Минфина от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

 

Расходы на проживание подтверждаются (п. 11 Положения о командировках):

• в гостинице - бланком строгой отчетности или чеком ККТ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);

• в арендованной квартире - договором найма квартиры и документом об оплате (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803).

 

Период, за который выплачены суточные, подтверждают проездные документы, свидетельствующие о сроке нахождения работника в командировке, а при командировке на автомобиле - служебная записка. К ней должны быть приложены документы, доказывающие использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, которые подтверждают маршрут) (п. п. 7, 11 Положения о командировках, Письма Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, ФНС от 24.11.2015 N СД-4-3/20427).

 

Если работник не представил проездные документы, то срок пребывания в командировке он может подтвердить (п. 7 Положения о командировках,

 

Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1):

• или документами по найму жилья в месте командировки;

• или служебной запиской о сроке пребывания в месте командировки. В этой записке должностное лицо организации, куда был направлен ваш работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командировки и выезда оттуда.

 

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Прочитано 344 раз